Addio scontrini e fatture ricevute, arrivano i nuovi registratori di cassa telematici per l'invio telematico degli incassi giornalieri per commercianti e artigiani.
I soggetti esonerati dall'obbligo di emissione scontrini fatture e ricevute fiscali, hanno quindi la possibilità di aderire alla nuova opzione per i corrispettivi elettronici, ed ottenere così, importanti vantaggi.
Vediamo quindi cos’è e come funziona l’addio agli scontrini fiscali, fatture e ricevute cartacei, cosa cambia e quali sono i vantaggi per chi accetta di utilizzare lo scontrino digitale, attraverso i registratori di cassa automatici, per chi questa scelta dei corrispettivi rappresenta un'opzione e per chi, invece, un obbligo.
Addio scontrini fiscali, fatture e ricevute
Questa è la novità che potrebbe segnare la fine dell'uso della carta per l'emissione di scontrini, fatture e ricevute fiscali.
Il decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, ha, infatti, introdotto la possibilità per artigiani e commercianti, ossia, per i soggetti esclusi dall’obbligo di emissione fattura, di dotarsi di registratori di cassa telematici che, al posto di emettere i soliti e tradizionali scontrini, fatture o ricevuta fiscale di carta, provvederanno a trasmettere i dati delle operazioni, direttamente all'Agenzia delle Entrate, ovvero, attraverso i cd. corrispettivi elettronici.
Dal 2017, pertanto, la nuova procedura telematica, prevista prima solo per la grande distribuzione, è diventata facoltativa per commercianti al minuto, ristoranti, albergatori,etc mentre è diventata subito obbligatoria per i distributori automatici, per le vending machine con porta di comunicazione, l'avvio all'accreditamento è partito nel 2016 con inizio memorizzazione e trasmissione dal 1° aprile 2017, le vending machine senza porta, invece, dal 1° gennaio 2018.
Regime di defiscalizzazione
Con l’introduzione del Decreto Bersani, convertito poi nella Legge n. 248 del 4 agosto 2006, è stata data la facoltà alla GDO/DO con requisiti minimi in merito al n° di punti vendita con caratteristiche dimensionali ben definite, di entrare in regime di defiscalizzazione, in cambio dell’invio dei corrispettivi in modalità telematica, potendo così dismettere le stampanti/registratori di cassa fiscali.
L’invio dei corrispettivi è stato dapprima imposto con scadenza mensile e poi modificato in settimanale, in virtù di una migliore gestione delle situazioni anomale e di una definizione chiara delle procedure di rettifica.
L’obbligo per i retailer riguarda, in questo caso, la fornitura del dato all'Agenzia delle Entrate secondo modalità e parametri prestabiliti e che tale dato corrisponda alla scrittura contabile, ma non la scelta degli strumenti e la definizione delle procedure che possono essere individuati e sviluppati internamente. I dati inviati vengono suddivisi per aliquota IVA.
Da circa 3 anni si è iniziato a parlare di una nuova normativa, con una prima scadenza prevista per il 31/12/2016, poi spostata al 31/12/2017 e oggi confermata per il 31/12/2018.
Cosa accadrà dall’1/1/2019? Tutto sui corrispettivi elettronici
I contenuti e i perimetri di definizione della nuova normativa sono stati ulteriormente affinati. Questo articolo tiene in considerazione anche le ultime risposte fornite il 31 marzo 2018 dalla Agenzia delle Entrate rispetto agli interpelli che si sono susseguiti da parte delle diverse associazioni di categoria.
Tutti coloro che si trovano in regime di defiscalizzazione, e non intendono tornare in regime fiscale, hanno l’obbligo di modificare il processo di invio telematico corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Si specificano 2 diverse modalità per chi possiede meno di 3 postazioni cassa per punto vendita e per chi ne ha più di 3.
Chi possiede meno di 3 postazioni per punto vendita è tenuto, per essere conforme alla normativa, a utilizzare il registratore telematico dotato di middleware, una componente in grado di dialogare direttamente con l’Agenzia delle Entrate e trasferire il dato in tempo reale.
Gli esercenti si dovranno dunque assumere l’onere di un’infrastruttura che garantisca la connettività verso l’esterno del punto vendita. Il registratore telematico, concepito proprio in compliance fiscale D.Lgs. n. 127 2015, ha già al suo interno il supporto necessario a gestire tutte le criticità e le eccezioni, a garanzia della continuità della trasmissione telematica dei dati.
E per chi ha più di 3 stampanti fiscali per punto vendita? La normativa dispone che si possa installare un server RT, un concentratore, cioè lo strumento capace di raccogliere tutti i dati delle singole postazioni cassa e di inviarli all'Agenzia delle Entrate.
A garanzia del fatto che i processi e le procedure usate dai sistemi interni all'organizzazione per la gestione della contabilizzazione dei corrispettivi telematici siano a norma, e corrispondano al dato contabile che concorre a generare il conto economico, le disposizioni del Decreto Legislativo n. 127 del 2015 introducono l’obbligo di verifica da parte di una società di revisione iscritta nell'albo speciale tenuto dal Ministero dell'Economia e delle Finanze.
Alcuni chiarimenti importanti
Cosa sono i registratori di cassa telematici
I registratori di cassa digitali sono strumenti che consentono di inviare, e quindi di trasmettere per via telematica, all'Agenzia delle entrate, gli incassi giornalieri, utilizzando la nuova procedura online dell'Agenzia delle entrate, chiamata: corrispettivi elettronici.
Nello specifico, il decreto legge 127/2015, consente, ad opzione, a commercianti al minuto e artigiani di dire addio agli scontrini, fatture e ricevute fiscali cartacei del negozio, e di adottare lo scontrino digitale, inviando semplicemente, i dati degli incassi utilizzando il nuovo software gratuito Agenzia delle Entrate, creato per l’invio della fattura elettronica e corrispettivi elettronici tramite il SID, Sistema di Interscambio, già utilizzato per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture Pubblica Amministrazione.
Come funzionano
I registratori telematici funzionano così: gli artigiani e i commercianti al minuto, ossia, i soggetti esonerati dall’obbligo di emissione e rilascio della fattura ai sensi dell’art. 22 del dpr 633/72, hanno la possibilità di optare per la memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate, dei dati degli incassi giornalieri delle vendite di beni e delle prestazioni di servizi rilevanti ai fini Iva, attraverso la nuova procedura dei corrispettivi elettronici.
Grazie all’invio telematico degli incassi, pertanto, i vecchi scontrini fiscali, fatture e ricevute, si trasformeranno, nel cd. scontrino digitale telematico, ciò significa che i consumatori finali ed i clienti dei negozi, non riceveranno più il documento di spesa cartaceo, fatta salva la possibilità di farselo rilasciare su espressa richiesta, in quanto questo, verrà trasmesso, in tempo reale, all'Agenzia, per mezzo dei registratori di cassa telematici.
Per permettere la memorizzazione e la trasmissione degli incassi giornalieri, il commerciante al minuto o l'artigiano, dovrà dotarsi di un registratore telematico, ossia, di uno strumento tecnologico atto a garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati inviati, ivi compresi quelli dei pagamenti con moneta elettronica, quali ad esempio il POS.
Per tali corrispettivi elettronici, al momento però, non sono previsti incentivi fiscali per l’acquisto dei registratori di cassa telematici, ma l’Agenzia delle Entrate, ha messo a disposizione un software gratuito corrispettivi elettronici per consentirne l'invio.
Da ricordare, inoltre, che sebbene questi strumenti telematici possono sostituire la modalità di assolvimento dell'obbligo di certificazione fiscale dei corrispettivi, resta comunque fermo l'obbligo di emissione della fattura, qualora richiesta del cliente.
Cosa sono e come funzionano i Server RT
Il server RT è un server di consolidamento Registratore Telematico.
Questo strumento, la cui obbligatorietà è stata introdotta per i punti vendita con più di 3 stampanti fiscali dalla legge 127/2015 che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019, permette di raccogliere i dati dei singoli punti cassa e di inviarli in via telematica all’Agenzia delle Entrate.
Il Server RT raccoglie i corrispettivi, sigilla i file (contiene il modulo fiscale previsto dalla normativa) e li invia al sistema online dell’Agenzia delle Entrate.
Le specifiche tecniche prodotte dall’Agenzia delle Entrate in merito alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri possono essere reperite a questo link.
I vantaggi per chi opta per lo scontrino digitale
I vantaggi per chi opta per l'invio telematico dei dati degli incassi giornalieri entro il 31 dicembre 2017 ossia 2 gennaio 2018 tramite la procedura online dei corrispettivi elettronici, utilizzabile solo se l'artigiano o il commerciante al minuto, compresi i ristoranti, gli alberghi etc, si dota di un registratore di cassa telematico e presenta apposita domanda, sono essenzialmente 2:
- Esclusione dall’obbligo di registrare i corrispettivi giornalieri. Perché sostituiti dallo scontrino digitale. Mediante tale scontrino, i dati degli incassi giornalieri, vengono memorizzati immodificabilmente con il registratore di cassa telematico, e tramite la procedura online ad hoc, inviati e messi a disposizione dell’Agenzia delle entrate in tempo reale o quasi (i termini della trasmissione saranno comunque stabiliti dall’Agenzia con i provvedimenti attuativi).
- Fine dell’obbligo di certificazione fiscale. Ossia, dell’obbligo di emettere scontrini e ricevute con valenza fiscale, come già avviene per le imprese della grande distribuzione organizzata. Fermo restando, l’obbligo di emettere la fattura qualora richiesta dal cliente.
E' sopratutto da tenere nota ulteriori vantaggi, un risparmio di costi dato dalla verificazione periodica che diventa obbligatoria ogni 2 anni anziché 1 come ora; inoltre, non serve conservare carta e il documento emesso al cliente che ha solo validità commerciale, come garanzia dell’acquisto.
Cosa cambia rispetto al registratore di cassa
Non vi è alcun cambiamento, i dati delle operazioni commerciali vengono digitati normalmente e si effettua la chiusura di cassa giornaliera: in quel momento lo strumento elaborerà i dati dei corrispettivi memorizzati, predisporrà e sigillerà elettronicamente il file che li contiene e lo trasmetterà all'Agenzia delle Entrate in modo autonomo e sicuro, garantendone l’autenticità e l’integrità.
Come valutare le proposte sul mercato
I punti vendita possono decidere di adottare il nuovo regime anche anticipatamente rispetto alla scadenza ultima del 31/12/2018 e avere tempo di ottimizzare le procedure affinando la conoscenza dei sistemi server RT.
Per adeguarsi alla normativa sull’invio telematico dei corrispettivi che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019, i produttori si sono attivati per sviluppare e offrire la propria soluzione al mondo retail, GDO e della ristorazione.
La proposta di NCR offerta da Gamba Bruno è particolarmente innovativa dal punto di vista architetturale e introduce degli elementi unici per andare incontro alle esigenze di ogni punto vendita e prevedere eventuali criticità, attraverso un processo di integrazione estremamente semplice.
Innanzitutto, il Server RT consente la realizzazione di un concentratore capace di operare da remoto. Non è quindi necessario che il server sia fisicamente posizionato in-store, ma possono essere collocati presso la sede centrale della catena di negozi con i sigilli di certificazione corrispondenti a ciascun punto vendita. Il vantaggio è immediatamente comprensibile se si pensa alla semplificazione e alla riduzione dei costi di manutenzione a cui dovrebbe provvedere l’azienda per rispettare la normativa. Così facendo, vengono snellite anche eventuali operazioni di apertura di nuovi store.
In secondo luogo, viene introdotto un adapter tra la componente che dialoga con l’Agenzia delle Entrate e i software per il punto cassa. In caso di modifiche normative, le eccezioni sono facilmente gestite dall’adapter e non dal sistema POS, riducendo i tempi di roll-out dei nuovi adempimenti. Non solo, nell’eventualità in cui si verifichino fusioni o acquisizioni tra due diverse catene, il nuovo software per il punto cassa può essere integrato e, grazie all’adapter, mantiene la continuità e l’omogeneità per l’invio telematico dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
L’applicazione POS è collegata a una stampante non fiscale per la stampa degli scontrini di vendita, il cui layout corrisponde ai vincoli precisi definiti dall’Agenzia delle Entrate.
Gli scontrini di vendita, ora documenti commerciali, possono essere di tre tipologie:
- Transazione di vendita
- Transazione di reso
- Transazione di annullo
Tutti gli altri scontrini stampati dal programma di cassa (coupon, versamento cassiere, voucher di pagamento con EFT) non sono considerati documenti fiscali e non devono essere inviati al server RT.